Marknadsanalysen banar vägen framåt
HBV står inför ett strategiskt vägval i upphandlingen av nytt systemstöd. I stället för att gå direkt till upphandling har organisationen genomfört en djup marknadsanalys. Arbetet har blivit en viktig del i en bredare omställning av hur HBV vill utveckla sina offentliga affärer.
I en intervju med Silf berättar HBVs inköpschef Ola Kroon om hur organisationen resonerar kring marknadsanalys, leverantörsdialog, inköpsfunktionens roll och vilka lärdomar som andra inköpsorganisationer kan ta med sig.
Vad i HBVs långsiktiga utveckling gjorde att ni valde att genomföra en strukturerad marknadsanalys?
För oss handlar det om att professionalisera och framtidssäkra inköpsprocessen – ytterst för att skapa större nytta för våra medlemmar.
HBV är en inköpsfunktion för över 400 medlemsorganisationer och vi omsätter flera miljarder kronor årligen. Då behöver vårt systemstöd vara mer än ett administrativt verktyg. Det behöver vara en strategisk möjliggörare för bättre affärer, bättre data och bättre styrning.
Vi såg att vi stod inför ett vägval. Antingen kunde vi gå direkt mot att upphandla “nästa system”, eller så kunde vi ta ett steg tillbaka och först förstå hur marknaden faktiskt ser ut. Vilken mognad finns? Vilken utvecklingstakt ser vi? Vilka möjligheter växer fram?
Marknadsanalysen gav oss ett mer faktabaserat beslutsunderlag. Den minskade också risken för att vi skulle kravställa utifrån gamla arbetssätt, snarare än utifrån framtida behov.
Från verktyg till förändring
Ser ni detta primärt som en systemupphandling – eller som en del av en större förändringsresa?
Det är tydligt en del av en större förändringsresa.
Ett nytt upphandlingssystem skapar inte effekt av sig självt. Effekten uppstår när arbetssätt, roller, styrning och datalogik hänger ihop.
För oss är målet en mer sammanhållen och datadriven inköpsprocess. Vi vill minska manuella sidospår, stärka spårbarheten och skapa bättre förutsättningar för att arbeta strategiskt genom hela affären.
Systemet är därför inte målet i sig. Det är ett verktyg för att utveckla hur vi gör bättre offentliga affärer.
Helhet eller spets
Sammanhållen leverantör eller best-of-breed – hur resonerar ni?
Marknadsanalysen visade att detta är en verklig strategisk avvägning.
En sammanhållen leverantör kan ge ett tydligare end-to-end-flöde och minska risken för fragmentering. Samtidigt kan specialistlösningar ibland ge högre funktionell spets inom enskilda delar av processen.
Vår utgångspunkt är att vi inte vill bygga fast oss i nya manuella överlämningar eller reproducera den fragmentering som många organisationer redan kämpar med. Om man väljer en mer uppdelad modell blir därför integrationsförmåga, öppna API:er och en tydlig datalogik helt avgörande.
Det viktiga är egentligen inte antalet system. Det viktiga är om datakedjan håller ihop.
Leverantörsdialog och tydligt ägarskap
Hur ser ni på värdet av tidig och strukturerad dialog med marknaden?
Vi ser ett mycket stort värde i det.
En tidig dialog stärker kvaliteten i den kommande upphandlingen. Den minskar risken för otydliga eller felriktade krav och gör det möjligt att kalibrera ambitionsnivån mot marknadens faktiska mognad.
Det handlar också om öppenhet. Offentlig upphandling mår bra av mer dialog, inte mindre – så länge dialogen är strukturerad, transparent och genomförs på ett sätt som värnar likabehandling.
För oss har marknadsdialogen varit ett sätt att både förstå leverantörsmarknaden bättre och samtidigt skärpa vår egen bild av vad vi faktiskt behöver uppnå.
Vilken roll spelar inköpsfunktionen – och vilka behöver vara involverade?
Inköpsfunktionen behöver ta ett tydligt ägarskap för helheten. Det är vår process, vårt ansvar och vår affär.
Men ett sådant här arbete kan inte drivas isolerat. IT, juridik, verksamhetsrepresentanter, ledning och – i vårt fall – perspektivet från medlemsnyttan behöver vara med. Det är i samspelet mellan process, teknik och organisation som den verkliga effekten uppstår.
För mig är det också en viktig markering av inköpsfunktionens utveckling. Inköp kan inte bara vara en funktion som genomför upphandlingar på beställning. Inköp behöver vara med och forma affären, ställa rätt frågor tidigt och bidra till långsiktig verksamhetsutveckling.
Lärdomar från marknadsanalysen
Vilka lärdomar vill ni dela med andra inköpsorganisationer?
Några saker vi tar med oss:
- Börja med processen – inte med systemlistan.
- Formulera utmaningen innan ni formulerar kraven.
- Ta integrationsfrågan på allvar från början.
- Se AI och juridiskt stöd som delar av ett större flöde – inte som isolerade funktioner.
- Använd marknadsanalysen för att höja mognaden i den kommande upphandlingen.
Den kanske viktigaste lärdomen är att inte se systemstödet som en teknisk fråga vid sidan av inköpsaffären. Rätt hanterat kan det bli en hävstång för bättre styrning, bättre uppföljning och större nytta för både organisationen och dem vi ytterst finns till för.
I grunden handlar det om att se inköp som en strategisk funktion – inte en administrativ. Det är där de bästa offentliga affärerna börjar.
HBVs inköpschef Ola Kroon