Kategoristyrning är ett proaktivt och kraftfullt angreppssätt för att driva strategiskt inköp, med effekter i form av sänkta kostnader, lägre risk, mer innovation och ökad effektivitet. Här får du 10 tips om kategoristyrning.
Målsättningar för kategoristyrningsarbetet ska vara i linje med företaget eller den upphandlande myndighetens övergripande mål och vision. Kategoristyrning ska vara ett strategiskt verktyg för organisationen att nå sina mål. Målen kan med fördel formuleras utifrån en balans mellan kostnad, värde och risk – beroende på vad som är viktigast för verksamheten.
Oavsett vilka mål som formulerats behöver kategoristyrningsarbetet följas upp och man behöver tydligt visa de positiva effekter som kategoristyrningsarbetet leder till. Resultaten bör rapporteras i ett styrkort eller liknande och integreras i företaget eller den upphandlande myndighetens övergripande rapportering. Resultaten behöver även vara tydligt förankrade i verksamheten.
Kategoriarbetet utförs med hjälp av tvärfunktionella team där verksamhetens behov säkerställs men också utmanas. Det är fördelaktigt om de tvärfunktionella teamen har möjlighet att arbeta på kontinuerlig basis för att ständigt bygga gemensam kompetens.
Strategierna som tas fram av de tvärfunktionella teamen behöver god förankring inom företaget eller den upphandlande myndigheten. Så kallade kategoriråd är till för att få till nödvändiga beslutsmandat på lämplig nivå inom organisationen.
Kategoristyrning är i mångt och mycket ett processrelaterat arbete och företaget eller den upphandlande myndigheten bör tydligt definiera sitt kategoristyrningsarbete i olika processdokument, handböcker mm. Samtidigt är det viktigt att kategoristyrningsprocessen inte hamnar som en isolerad händelse utan integreras med företagets eller den upphandlande myndighetens övriga processer.
Kategoristrategierna ska bygga på faktabaserade beslut. För att säkra detta behöver kategoriteamen tillgång till både intern och extern data. Exempel på intern data utgörs av leverantörsspend, investeringsplaner, budgetar mm. Exempel på extern data utgörs av marknadsinformation, benchmarkstudier, information från branschorganisationer m.m.
En av de viktigaste delarna inom kategoristyrningsarbetet utgörs av analysfasen. Företaget eller den upphandlande myndigheten bör i så stor utsträckning som möjligt standardisera vilka analyser som ska genomföras och välja ut ett lämpligt antal av de tillgängliga marknads-/omvärlds- och behovsmodellerna. Exempel utgörs av bland annat Portföljanalys, PESTLE och RACI. Det är viktigt att komma ihåg att inte välja för många analysmodeller och att samtidigt arbeta med kontinuerliga uppdateringar. Analyser blir snabbt inaktuella.
Kategoristyrningsarbetet är beroende av de personer som är involverade i arbetet. Därför är det viktigt att ha tillgång till medarbetare som är både engagerade, analytiska och drivkraftiga. Därtill behöver man även kontinuerligt utbilda medarbetarna inom flera olika kompetensområden såsom risk- och kostnadsnedbrytning, projektledning, leverantörsstyrning- och utveckling (SRM) med mera. Ofta är det fördelaktigt att utbilda de tvärfunktionella teamen tillsammans.
Det kan många gånger ta lång tid innan resultaten från kategoristrategierna ger önskad effekt. Det är i regel ett långsiktigt arbete som för företaget eller den upphandlande myndigheten kräver en hel del investeringar i både tid och engagemang. För att säkra uthålligheten och fokus är det därför viktigt att visa på resultat. Snabba resultat utgörs framför allt av de åtgärder som är lätta att implementera och som ger kategoriarbetet ett ”gott rykte”. Det kan exempelvis vara att åtgärda en leverantör som fakturerar slarvigt eller levererar med oregelbunden kvalitet.
Var tydlig med att kommunicera framgångar i kategoristyrningsarbetet. Inköp och upphandling gör många gånger ett fantastiskt arbete. Se till att såväl interna som externa intressenter känner till detta och arbeta metodiskt med en kommunikationsplan.
Sist men inte minst – fira alla framgångar!
2025-01-16
Registrera dig för att få våra utskick med erbjudanden, nyhetsuppdateringar om inköp, logistik och supply chain m.m.
Läs mer om Prenumerera på Silfs nyhetsbrev
På kursen Category Management lär du dig hur du kan stärka din inköpsfunktion genom att arbeta med kategoristyrning och kategoristrategier. Du lär dig utveckla innovativa och kreativa lösningar för inköp och omsätta kategoristrategier i praktiken.
Läs mer om Category Management
Kursen Supplier Relationship Management – SRM ger dig fungerande metoder och verktyg för att finna nya möjligheter och värden i relation med leverantörerna.
Läs mer om Supplier Relationship Management – SRM
På kursen Pris- och kostnadsanalys - PPCA lär du dig hur du genomför en pris- och kostnadsnedbrytning på produkter och tjänster och du kommer sedan kunna tillämpa metodiken i ditt inköps- eller upphandlingsarbete.
Läs mer om Pris- och kostnadsanalys - PPCA
Kategoristyrning är idag det mest framgångsrika konceptet inom inköp.
Kategoristyrning är ett proaktivt och kraftfullt angreppssätt för strategiskt inköp där fokus ligger på att arbeta med organisationens utgifter dvs ”spend”.
När kategoristyrningen tillämpas rätt skapas betydande konkurrensfördelar med rätt utgifter och kostnader. Lägg därtill ökat värde samt att utrymme skapas för innovation.
Allt detta sammantaget bidrar till ökad lönsamhet för företag och organisationer.
Kurserna ger dig både teori och praktiska exempel på hur du projektdriver och implementerar en framgångsrik kategoristyrning.
Du kan välja att läsa kurserna var för sig eller hela Kategoriledarlicensen till ett förmånligt paketpris där alla delkurser ingår.