Inköpsmognad enligt Alvestamodellen

Så mäts inköpsmognad

Att professionalisera inköpsverksamheten kan ibland kännas övermäktigt och många gånger är det svårt att veta var man ska börja. Då kan det vara fördelaktigt att ta hjälp av väl utvecklad metodik och påbörja resan mot inköpsexellens genom att göra en inköpsmognadsmätning. Så gjorde Alvesta kommun då de kände att man ville ha lite hjälp med att definiera sitt nuläge samt fastställa en lämplig väg framåt. Mätningen följdes upp av en workshop i Silfs regi, där resultatet noggrant analyserades och utvärderades. Resultatet ledde sedan till att Alvesta valde att prioritera en implementering av kategoristyrning.

Så vad är då Alvestamodellen?

Jo, man valde att genomföra hela resan tillsammans med några av grannkommunerna. Såväl mätning av inköpsmognad, som workshop och sedan implementeringen av kategoristyrning genomfördes tillsammans med grannkommunerna och på så sätt kunde man såväl dela på genomförandekostnader som dra nytta av varandras kompetens. Till viss del kunde man även dela upp arbetet med att utveckla kategoristrategin sinsemellan. Flera av analyserna, exempelvis marknadsanalysen, är i grunden de samma eftersom kommunerna valde att arbeta med samma kategori. Man tog helt enkelt det tvärfunktionella samarbetet till en ny nivå och delade på resurserna - där detta gav ett mervärde.
 
”För Alvestas del var det oerhört värdefullt att ha stöttning från Silf som med sin kunskap och erfarenhet bidrog till ökade insikter i vald kategori. Genom att arbeta med kategoristyrning har vi identifierat olika förbättringsområden inom den valda kategorin varav flera leder till ökad måluppfyllelse och en direkt kostnadssänkning.” Johan Johansson, Upphandlingschef i Alvesta.

Hur går jag tillväga?

Kommuner har olika förutsättningar, dels storleksmässigt och dels geografiskt. Men alla kan göra något. Först och främst måste en kommun ensam eller i samverkan sträva efter att
nå inköpsmognad. Att vara inköpsmogen innebär att organisationen har upprättat genomarbetade processer med ett strategiskt arbetssätt. En upphandlande kommun som är en inköpsmogen organisation kan hämta hem alla de fördelar som upphandlingar kan innebära. Samtidigt har många kommuner mycket kvar att göra för att bli inköpsmogna. 2017 hade endast 36 procent av kommunerna en övergripande strategi för inköpsarbetet.

För att nå inköpsmognad behöver flera delar falla på plats. Några av de viktigaste är dessa:

• Inköpsplanerochpolicyer
• Rutiner och strukturer
• Nyckeltal
• It-stöd
• Kompetentpersonal

Sveriges inköps- och logistikförbund (Silf), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Upphandlingsmyndigheten är några av de aktörer som stöttar kommuner i arbetet med att uppnå inköpsmognad.

För att komma igång med arbetet behöver kommunen göra tre saker:

1. Bestäm er! Den politiska ledningen och tjänstemanna- ledningen behöver göra upphandlingar till en prioriterad fråga, där utvecklingsarbetet ska ges tid och resurser.
2. Kartlägg ert nuläge. Bland annat Silf erbjuder stöd för att mäta er inköpsmognad.
3. Ta fram en handlingsplan för utvecklingsarbetet utifrån mätningen.

Läs om detta och mycket mer i: 

Upphandling som strategiskt verktyg. TEMA: Upphandling av Svenskt Näringsliv.