Potentialen i inköps- och fakturaprocessen efter 25 års insikter

Vi frågade Erica Masman, Customer Success Director hos Visma Proceedo, en av Sveriges ledande leverantörer inom Purchase to Pay (inköps- och fakturaprocessen) med 25 år på den nordiska marknaden, vad det är som är nyckeln till att verkligen uppnå potentialen med Purchase to Pay (P2P) i stora organisationer? Hon delade med sig av värdefulla insikter för inköps- och ekonomichefer som vill optimera processen från inköp till betalning.

Vilka utmaningar ser du generellt existerar i organisationers P2P-process? 

En av de största utmaningarna för många organisationer är att etablera tydliga och konkreta KPI:er (Key Performance Indicators) för att mäta framgången med sina P2P-investeringar, särskilt efter implementeringsfasen. Vid den initiala investeringen finns ofta en detaljerad besparingskalkyl och en vision för vad man vill uppnå. Men när systemet väl är i drift kan avståndet mellan den ursprungliga investeringskalkylen och det dagliga arbetet i inköps- och fakturateamen bli stort.  

Vad krävs för att lösa utmaningarna och vad är värdet av att jobba med processen?  

För att överbrygga gapet mellan vision och verklighet krävs ett top-down-angreppssätt. Det är viktigt att konkretisera den övergripande visionen om effektivitetsförbättring och kostnadskontroll till specifika och mätbara aktiviteter. En robust KPI-uppföljning som visar på faktisk förflyttning är avgörande, liksom tydliga aktiviteter som driver organisationen framåt i sin effektiviseringsresa.

Många organisationer gör misstaget att nöja sig med att systemet "flyter på" efter implementeringen. För att realisera den fulla potentialen av investeringen måste målsättningar och delmål kontinuerligt följas upp och omsättas i konkreta åtgärdsplaner. Dessa planer bör fokusera på att öka automationsgraden, förkorta hanteringstider och optimera andra kritiska processer

Vilka tips vill du ge till de som vill komma igång och förbättra styrningen av sin inköps- och fakturaprocess?

Nyckeln till framgång ligger i en stark förankring från toppen och nedåt i organisationen. Det är avgörande att alla inblandade parter förstår och stödjer förändringsresan. Purchase to Pay bör ses som en central komponent för att uppnå mål inom effektivisering, kostnadskontroll, miljöarbete, leverantörsrelationer, regelefterlevnad och riskhantering. Ledningen måste enas om att sätta konkreta mål, definiera delmål och regelbundet följa upp de förbättringsaktiviteter som genomförs.

Det är också viktigt att inse att P2P är en tvärfunktionell process där inköp och ekonomi måste samarbeta sömlöst genom hela flödet, även för indirekta material- och tjänsteinköp.

Ta rygg på de som lyckas - Kungsbacka kommun ett föredöme

Kungsbacka kommun lyfts ofta fram som ett lysande exempel inom P2P-optimering. Med över 200 000 fakturor årligen lyckas de automatisera mer än 100 000 utan någon mänsklig inblandning, vilket resulterar i betydande årliga besparingar. Deras framgång bygger på ett strukturerat samarbete mellan inköpare och ekonomifunktionen, tydliga mål, och ett nära partnerskap med systemleverantören. 

Vem bär ansvaret för att organisationen lyckas? 

Ansvaret för en framgångsrik P2P-process delas mellan ekonomi- och inköpscheferna. Det är avgörande att dessa funktioner samarbetar tätt, tar ett helhetsgrepp om processen och enas om gemensamma mål. Om målet exempelvis är en hög andel helt automatiserade transaktioner, måste arbetet omfatta allt från kravställning på leverantörer till en tydlig "no touch"-strategi i ekonomiteamet. 

Genom att välja en leverantör som erbjuder ett nära samarbete och har förståelse för den lokala marknaden ökar chanserna för framgång markant. Med rätt strategi, samarbete och verktyg kan organisationer uppnå betydande effektivitetsvinster och kostnadsbesparingar inom sin P2P-process.

Erica Masman

Customer Success Director, Visma Proceedo

Erica Masman är Customer Success Director på Visma Proceedo som levererar Purchase to Pay lösningen Proceedo till ca 1 miljon användare. Med fokus på att det skall vara enkelt att lyckas med operationellt inköp och automation av fakturaflöden är hon en engagerad ambassadör för tech som drivkraft till effektivare inköp.

Om Proceedo

Proceedo, en del av Visma-koncernen, är Sveriges ledande tjänst för operationellt inköp och automatiserad fakturahantering. Proceedo erbjuder molnbaserade lösningar som automatiserar och förenklar inköps- och fakturahanteringsprocesser (P2P) för större organisationer i både privat och offentlig sektor till över 900 000 användare. Procedo ger full kontroll och transparens över inköp samt effektiviserar hanteringen av leverantörsfakturor.