Silf intervjuar Mattias Kalff, inköpschef på TRR

Möt nätverket och inköpschef Mattias Kalff på TRR. Läs intervjun som berör yrkesbytet till inköp, hur inköpsfunktionen stöttar TRRs syfte, att driva utvecklingsarbete via tvärfunktionella team, och vad man bör tänka på för att lyckas med förändringsarbete.

Vem är du och hur kom du in på inköp i din yrkesbana?

Jag är familjefar med 3 barn som gillar att vara aktiv med bland annat skidåkning och fiske.
Jag kom in i inköp under Lehman och Brother kraschen 2008 då jag fick, pga tuff arbetsmarknad lov att byta bana från produktutveckling/marknadsföring. Jag hade tyvärr ingen omställningsorganisation att luta ryggen mot så jag fick hitta min väg i sökandet mot ny sysselsättning och på vägen hittade jag en arbetsgivare som trodde på mig och mina egenskaper att jag skulle passa bra inom inköp.

Vad är TRRs syfte och hur stöttar inköpsfunktionen detta syfte?

TRR stöttar arbetsgivare inför, under och efter en omställning – och vägleder deras medarbetare till nästa steg i karriären. För anställda medarbetare, som befinner sig mitt i arbetslivet och behöver utveckla sin kompetens inför framtiden, erbjuder TRR olika typer av kompetensstöd.

Jag bidrar bland annat med att vi upprätthåller sunda och professionella affärsförhållanden och att våra inköpsprocesser, policys och avtal är ändamålsenliga och passar vår organisation mot våra strategiska mål.

Hur bedrivs och är inköpsarbetet organiserat inom TRR?

Jag är ensam som inköpsansvarig och har ingen underanställd. Vi arbetar istället med tvärfunktionella team med expertis och representanter från olika delar av organisationen. Vi har några som skulle betecknas som Kategoriansvariga. Kärnteamet vid upphandling består av förutom mig bl a jurist, IT-driftschef, UX, Data Security Manager mfl. Den avdelning som vill handla upp något får även ansvaret för kravställandet av tjänst/produkt den vill upphandla och måste vara delaktig i hela upphandlingsprocessen samt även ansvara för implementering och ev utbildning.

Berätta mer om de tvärfunktionella teamen; varför finns de och vilka frågor hanteras?

De tvärfunktionella teamen finns för att säkerställa alla aspekter vid upphandlingar så inte något viktigt missas. Kan vara allt från juridiska villkor, produktexpertis till tillgänglighetsaspekter.

Det är även till för planering så vi fördelar ut upphandlingarna efter vad som är prioriterat och att organisationen också har möjlighet att ta emot leveransen som implementering, utbildning etc. Det är ett typ av Taktiskt Team som bestämmer om vad som ska genomföras och prioriteras. De har även en länk till ledningsgruppen och vår verksamhetsplanering.

Vad är dina erfarenheter; vad ska man tänka på för att lyckas med förändringsarbete generellt och inom inköp specifikt?

Det behöver vara väl förankrat i ledningsgruppen, tydliga syften, tydlig intern kommunikation och målbild. Att tydligt förklara Varför och ge exempel på positiva effekter Inköpsfunktionen kan ge för olika delar av organisationen.

Det är också viktigt att säkerställa resurser och kompetens finns tillgängliga oavsett om det handlar om att ta in konsultstöd eller intern kompetens då det finns många olika aspekter att ta i beaktande inom inköpsområdet. Förändring inom inköp beroende på vad som ska förändras kan ta olika tid både i genomförande och innan man ser utfallet. Tålmodigt vägleda med fast och tydlig hand och vara närvarande så organisationen bygger Tillit är ett sista tips jag vill ge.

Mattias Kalff, 
Corporate Procurement Manager, TRR Trygghetsrådet