Tvärfunktionella team över landsgränser - Våra vinster

Årets tredje frukostseminarium i Silf Region Öst blev fullsatt, när Anna Brännström den 18 september talade på temat ”Tvärfunktionella team över landsgränser”.

Att organisera och jobba i tvärfunktionella team över landsgränser

Anna Brännström arbetar som Category Manager inom Property & Security på Coor Service Management. Under frukostseminariet delade hon med sig av sina erfarenheter från det projektet hon ledde under hösten 2017 och våren 2018. Ett framgångsrikt inköpsprojekt över landsgränserna där tvärfunktionella team inbyggda i organisationsstrukturen var en viktig del i förankring, kunskapsinsamling och resultat.

Förhoppningarna var att man genom att samordna sina inköp, mallar och verktyg skulle kunna göra såväl arbetsmässiga som ekonomiska besparingar. Medarbetarna i teamet kom från Coors bolag i Danmark, Norge, Finland och Sverige.

Utmaningar med ett internationellt samarbete

En av de kanske mest självklara utmaningarna som kan uppkomma i ett internationellt samarbete är språket. I vårt team bestämde vi oss tidigt för att prata engelska vilket inte har varit något problem för oss. Vi var dock medvetna om att underlag och leverantörsdialoger också i stor grad skulle ske på engelska, om vi valde att genomföra detta på nordisk nivå. Av denna anledning såg vi över leverantörsbasen och konstaterade att de aktuella anbudsgivarna, i just detta fallet, var väletablerade företag där vi kan förvänta oss att underlag på engelska inte riskerar att skapa ojämlika förutsättningar eller utesluta någon leverantör.

En annan sak vi konstaterade var att marknadsstandards och regleringar inte alltid stämde överens mellan länderna. Ägarstrukturer inom samma bolag kunde också vara olika från land till land. Inom den nordiska arbetsgruppen har vi också våra nationella ansvar vilket ibland kan innebära förändringar i prioriteringar på kort eller lång sikt. Det behövde vi också ta hänsyn till och skapa flexibilitet för att klara av.

Breda nätverket var avgörande

Organisationsstrukturen hos Coors inköpsavdelning samt utvecklingsinitiativ skapar en nätverksorganisation, som möjliggör kortare väg till både ledningen och verksamhet. Det innebär snabbare beslut, bättre dialog och starkare förankring i verksamheten. Just det breda nätverket har varit avgörande. Viktigt har också varit att ha tydliga ansvarsfördelningar och en ansvarig ledare som håller samman och styr projektet. För att teamet ska fungera bra, är kommunikation A och O.

Vinster med projektet

När projektet nu har rullat under knappt ett år, kan man konstatera att det har varit framgångsrikt. Vinsten har varit att man kunnat få lägre priser och en starkare förhandlingskraft. Administrationen har minskat kraftigt, uppskattningsvis kanske så mycket som 10-15%, då man skapat gemensamma mallar, processer och verktyg. Man har förhoppningar om att i framtiden kunna bli än mer effektiva genom gemensamma nordiska avtal, men där är man inte riktigt ännu.

Medarbetarna upplevde också vinster i form av kompetensöverföring inom teamet. Man stöttar varandra och kan fungera som bollplank. Tillsamman har man kunnat tänka nytt
och kunnat få till mer konkurrenskraftiga erbjudanden.

Våra olikheter, länderna emellan, innebär såklart en del utmaningar. Men om vi förstår skillnaden, kan vi ta det bästa från varje land – ”plocka russinen ur kakan”, avslutar Anna.

Efter seminariet ställde vi några frågor till Anna:

Vad är komplexiteten i ett tvärfunktionellt agerande?

Komplexiteten är att få individer med olika bakgrund, kunskap och roller att dra åt samma håll utan att missförstånd eller meningsskiljaktigheter uppstår. Man kanske är van vid helt olika arbetsmetoder eller förväntar sig olika typer av återkoppling. Dessutom kan tvärfunktionella team gå vilse i dialogen därför att expertkunskap ofta kommer med en nomenklatur som kan vara svår för den som inte är lika insatt att förstå.


Vilka knep/tekniker finns att tillgå?

Våra framgångsfaktorer har i huvudsak varit kommunikation och att låta förankring och dialog ta tid. Ofta kan det vara värt att satsa lite extra tid på att förstå olika drivkrafter och behov. Vi körde inledningsvis enklare teambuilding-aktiviteter som en del av våra projektmöten för att lära känna varandra på ett mer personligt plan.

Det finns en styrka i att använda olika kunskap, bakgrunder och erfarenheter för att utmana givna sanningar och tänk utanför boxen.



Hur viktigt är EQ hos människan när man agerar tvärfunktionellt?


Jag tror att EQ definitivt är något som underlättar mycket när det gäller att få tvärfunktionella team att bli högpresterande. Ju mer EQ som finns i gruppen ju enklare blir det att få gruppen att arbeta effektivt. Dock ligger det ju lite i definitionen av tvärfunktionellt att det ofta är individer med väldigt olika profil och styrkor, varför verkligheten ofta innebär en stor variation av EQ-nivå hos individerna i gruppen. Om man redan från början är noggrann med att belysa styrkor, svagheter och behov så är min erfarenhet att de flesta individer har ganska stor förståelse för att andras behov kan skilja sig från de egna.

I formaliserade projekt får man ofta möjlighet att göra denna genomgång med projektmedlemmarna men det är inte alltid lika lätt i mer informella sammanhang eller i projektdelar där man kanske bara jobbar tvärfunktionellt i en informationsinsamlingsfas eller analysfas. Då kan det vara bra om man som projektledare har högt EQ för att kunna känna in olikheter.


Att arbeta i projekt över landsgränserna med olika kulturer och språk, vilka utmaningar möter du framförallt?

De största utmaningarna för oss är många gånger att nationella agendor kan skapa förändringar i prioriteringar, det gäller att vara medveten om detta och ta höjd för det i planeringen. Självklart är det också många andra utmaningar, språket är en. I vårt nordiska team så funkar engelska väldigt bra men i dialogen med leverantörerna så behöver man vara uppmärksam så att inte språkbarriärer skapar missförstånd eller förfördelar någon. 

Vi ser också att det finns utmaningar i skillnader mellan marknader, affärsmodeller, regleringar och standarder. Är man medveten om skillnaderna och lägger lite tid på att identifiera dem kan de dock vändas till fördelar genom att man får nya infallsvinklar och utmanas att tänka i nya banor. 



Hur viktigt är det med mognad typ kollektiv intelligens, dvs alla i teamet är på hyfsat samma kunskapsnivå? 

Jag tror att det kan vara både en fördel och en nackdel. Att vara på olika kunskapsnivå kan upplevas frustrerande och det kan kännas som att arbetet går sakta framåt. Kanske kommer många triviala frågeställningar upp. Samtidigt tror jag att det ibland kanske kan vara just dessa triviala frågor som får ett team att se lite längre.